Приказ о внедрении сэд образец

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Приказ о внедрении сэд образец

Многие компании рано или поздно приходят к пониманию необходимости перехода на электронный документооборот для повышения эффективности документационного обеспечения управленческой деятельности.

Новейшее программное обеспечение позволяет организациям не только оптимизировать документооборот, отражать все документы в единой информационной базе, но и проводить контроль и анализ бизнес-процессов управления документацией.

Как внедрить СЭД собственными силами и оптимизировать затраты?

Для эффективного управления документацией и обеспечения управленческой деятельности компании службе документационного обеспечения необходимо:

  • получать оперативную информации о движении документов компании;
  • обеспечить регистрацию входящей, исходящей документации и внутренней документации, контроль исполнения поручений по документам;
  • повысить контроль исполнительской дисциплины;
  • снизить временные затраты на поиск и согласование документов;
  • обеспечить централизованное безопасное хранение документов.

При этом далеко не все имеют возможность привлечь специалистов по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) из сторонних организаций.

Для самостоятельного внедрения электронного документооборота нужно понимать задачи этого процесса и последовательность действий. Для этого необходимо:

  1. Провести обследование  и анализ существующего документооборота в компании; сформулировать задачи для подразделений, вовлеченных во внедрение СЭД; сформулировать требования к СЭД.
  2. Объединить усилия службы документационного обеспечения с ИТ-подразделением и службой безопасности.
  3. Выбрать СЭД и разработать план ее внедрения.

Рассмотрим алгоритм пошагового внедрения электронного документооборота на примере компании ООО «Ритм».

Обследование и анализ существующего документооборота

В результате анализа документооборота нашей компании было выявлено следующее: документооборот ведется в смешанном виде – регистрация документов и внесение резолюций руководителей осуществляется работниками отдела делопроизводства в электронных регистрационных картах СЭД «Евфрат»;  согласование, совместное редактирование, передача документов на исполнение, составление справок и отчетов об исполнительской дисциплине –  в бумажном виде.

Такая система ведения документооборота начала давать сбои, появились проблемы:

  • большие затраты времени и материалов на изготовление бумажных копий документов;
  • утеря документов;
  • дублирование документов;
  • повторное направление документов на рассмотрение и/или исполнение;
  • длительное время согласования как входящей, исходящей, так и внутренней документации.

Помимо этого, СЭД «Евфрат», которая эксплуатировалась в компании более 5 лет, перестала удовлетворять требованиям сотрудников, вовлеченных в работу в СЭД: в используемой версии этого программного продукта не было возможности коллективного редактирования, согласования документов, удобного механизма поиска.

Итак, было принято решение о внедрении новой системы электронного документооборота.

Далее было необходимо объединить усилия служб, участвующих в автоматизации документооборота, и определить их зоны ответственности.

Поскольку ключевыми пользователями СЭД являются сотрудники службы ДОУ, которые не только регистрируют служебную корреспонденцию, но и участвуют в редактировании, согласовании документов, а также осуществляют контроль сроков исполнения документов и поручений, требования к СЭД разрабатывались службой ДОУ. Кроме того, службы ДОУ являлась одновременно и заказчиком, и соисполнителем проекта, соответственно, она определила задачи проекта и роль ИТ-службы

При выборе СЭД и переходе на электронный документооборот службой ДОУ были поставлены следующие задачи:

  • хранение входящих, исходящих и внутренних документов в единой электронной базе с целью обеспечения быстрого доступа к ним;
  • оперативное доведение до исполнителей документов и решений руководителей;
  • возможность автоматизации контроля и оценки деятельности сотрудников и подразделений по исполнению документов;
  • возможность подготовки статистической отчетности по документам и исполнительской дисциплине.

Требования к СЭД, предъявляемые службой документационного обеспечения ООО «Ритм», включали в себя обеспечение возможности:

  • регистрации, учета и контроля входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
  • возможности перевода бумажных документов в электронный вид, постраничное и потоковое сканирование, распознавание документов;
  • обмена документами между территориально распределенными подразделениями;
  • рубрикации, категоризации и классификации документов;
  • поиска по реквизитам и полнотекстового поиска по содержанию документов с учетом морфологии языка;
  • учета и обработки документов, находящихся на архивном хранении;
  • формирования отчетности;
  • управления правами доступа;
  • применения электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов руководство компании сформулировало свои требования к СЭД:

  • создание проектов документов;
  • согласование проектов документов;
  • утверждение документов;
  • создание резолюций и поручений;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • контроль версий документов;
  • протоколирование действий;
  • делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.

Кроме этого, компания ожидала от СЭД соответствия концепции развития ИТ в целом (стандартизация ИТ-инфраструктуры и внутренних процессов ИТ-подразделений центрального офиса и филиалов, унификация бизнес-процессов всех подразделений), что, в свою очередь, предполагало возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также расширения функциональных задач СЭД. Важное ожидаемое свойство системы – ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходимой виделась и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в том числе с электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, с корпоративным порталом компании.

Обязательным требованием к СЭД было обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

В результате изучения коммерческих предложений компаний, занимающихся разработкой СЭД, было принято решение о внедрении программного продукта «1С8: Документооборот».

Широкий и универсальный функционал данной системы подходит как для малых предприятий с небольшим документооборотом, так и для крупных холдингов со сложной разветвленной системой учета.

План внедрения СЭД

В соответствии с поставленными задачами и сформулированными требованиями к СЭД, служба ДОУ совместно с ИТ-службой разработала план внедрения СЭД.

Было решено внедрять СЭД отдельными модулями для поэтапного ввода системы в эксплуатацию и облегчения процедуры обучения и адаптации пользователей системы:

сначала обеспечить регистрацию служебной корреспонденции и обработку резолюций руководителей службой ДОУ, затем подключить и обучить всех пользователей системы, затем внедрить модуль контроля сроков исполнения документов и поручений, затем – модуль согласования и регистрации организационно-распорядительной документации и локальных нормативных актов. Затем был разработан план-график внедрения СЭД с указанием основных мероприятий и сроков их выполнения.

В соответствии с планом были определены этапы внедрения СЭД.

Этапы внедрения СЭД

1. На первом этапе внедрения СЭД важно убедиться, что документооборот компании должным образом регламентирован:

  • разработаны и внедрены унифицированные формы документов;

Унифицированные формы документов используются в качестве шаблонов при создании документа и направлении его на согласование.

  • разработана и внедрена Инструкция по делопроизводству;
  • разработан порядок контроля сроков исполнения документации;

В Инструкции по делопроизводству не только описаны правила оформления документов, но и определен порядок их согласования (на основании которого создаются маршруты движения и согласования документов в СЭД), описаны правила регистрации документов, структуры регистрационных номеров документов и пр. Кроме того, Инструкция по делопроизводству содержит раздел о контроле сроков исполнения документов и поручений, в котором описана процедура контроля, прописаны сроки, что также используется работниками службы ДОУ при работе в СЭД.

  • организована и регламентирована работа архива;

Локальные нормативные акты по архивному хранению документов описывают не только правила оформления и формирования дел постоянного и временного сроков хранения, но и содержат описание порядка формирования номенклатур дел подразделений и сводной номенклатуры дел компании. Утвержденные индексы, присвоенные структурным подразделениям (и, соответственно, индексы номенклатуры дел) используются в СЭД для формирования регистрационных индексов документов (например: исходящих писем, служебных записок).

  • разработана номенклатура дел и индексы структурных подразделений.

В ООО «Ритм» используется принцип многоуровневой индексации структурных подразделений, отражающий организационную структуру компании (см. таблицу).

Таблица

Индексы структурных подразделений ООО «Ритм»

ИндексРуководитель, структурное подразделение
1234
01Генеральный директор
01-01Аппарат генерального директора
01-02Пресс-служба
02Первый заместитель генерального директора
02-01Управление качества
02-01-01Отдел обеспечения качества

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210508-qqe-16-m6-poshagovoe-vnedrenie-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota

Электронный документооборот в организации

Приказ о внедрении сэд образец

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Приказ о переходе на электронный документооборот

Положение об электронном документообороте

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Юридический электронный документооборот в компании

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):


C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:


Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):


Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот.

Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам.

Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально.

Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения.

При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/elektronnyj_dokumentooborot_v_organizacii/

Приказ о внедрении сэд образец

Приказ о внедрении сэд образец

Расчеты показывают, что в общем случае, внедрение системы электронного документооборота окупается через год-два.

Этапы внедрения системы электронного документооборота Рано или поздно к осознанию необходимости автоматизации системы документооборота на предприятии приходит каждый руководитель, целью которого является оптимизация его производственной и организационной деятельности.

Этапы внедрения системы электронного документооборота

Рано или поздно к осознанию необходимости автоматизации системы документооборота на предприятии приходит каждый руководитель, целью которого является оптимизация его производственной и организационной деятельности.

  • заинтересованность и активное участие во внедрении высшего руководства предприятия;
  • понимание целей и соблюдение этапов внедрения системы электронного документооборота;
  • привлечение к выбору или разработке ключевых пользователей и специалистов организации;
  • адаптация под текущие и перспективные задачи,стоящие перед организацией.

Процесс внедрения системы электронного документооборота будет реализовываться в несколько этапов.

На первом этапе необходимо создать рабочую группу из специалистов и руководителей, регулирующих документопотоки  в организации, и с их помощью выявить «слабые» места действующей системы документооборота.

Группе необходимо выявить управленческие нужды руководителей высшего звена, а также пользовательские потребности рядовых исполнителей. Это поможет сформировать основные требования к системе и изложить их в виде технического задания.

На втором этапе с учетом разработанных требований осуществляется выбор той электронной системы документооборота, которая будет оптимальна как по функционалу, так и по стоимости.

Если задачи, решаемые системой документооборота компании, достаточно специфичны, электронная система может быть разработана «под ключ» и тогда именно члены рабочей группы будут наиболее тесно общаться с разработчиками, формулируя им конкретные задачи.

На третьем этапе внедрения системы электронного документооборота будет произведена ее установка и, при необходимости, обновление парка технических средств, модернизация устаревшего оборудования и приобретение нового.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Система электронного документооборота»

Четвертый этап — опытная эксплуатация и обучение персонала в соответствии с утвержденным планом внедрения системы электронного документооборота.  На этом этапе диагностируются проблемы внедрения системы электронного документооборота и те из них, которые обусловлены ошибками в технических или программных решениях должны быть устранены разработчиками.

Как правило, опытная эксплуатация системы проходит в реальных производственных условиях, поэтому ее можно совместить с последним этапом — вводом системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию.

Узнайте к чему:  Приказ на принятие к учету нма образец

1.
Инициирование издания приказа или распоряжения.

2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта

документа.

3.
Подготовка проекта приказа или распоряжения.

4.
Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта приказа или распоряжения по

замечаниям согласующих.

6.
Подписание приказа или распоряжения.

7.
Регистрация приказа или распоряжения.

8.
Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать,

если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

●     на
плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);

●     по
поручению руководства предприятия;

●     по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных

предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме.

Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению

документов.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год –

четырьмя арабскими цифрами.

Источник: https://fileddl.info/prikaz-vnedrenii-obrazets/

Приказ о создании документооборота

Приказ о внедрении сэд образец

Приказ
о внедрении системы электронного документооборота

[ число, месяц, год ]

В целях [ вписать нужное ] приказываю:

1. С [ число, месяц, год ] внедрить систему электронного документооборота [ наименование ] в [ наименование юридического лица ].

2. [ Должность, Ф. И. О. ] в срок до [ число, месяц, год ] разработать и утвердить порядок электронного документооборота.

3. Ответственным за ведение электронного документооборота назначить [ должность, Ф. И. О. ].

4. [ Должность, Ф. И. О. ] организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов.

5. [ Должность, Ф. И. О. ] внести в учетную политику [ наименование юридического лица ] правила создания, получения и хранения электронных документов.

6. Ответственными за формирование и подписание электронных документов назначить [ должность, Ф. И. О. ].

7. Приказ довести до всех структурных подразделений организации.

8. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ должность, Ф. И. О. ].

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

С приказом ознакомлены:

Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота

Разработана: Компания «Гарант», июнь 2016 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

base.garant.ru

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В обязательном порядке он должен содержать:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.
  • В приказ включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, а также сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение.

    Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства».

    Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

    Текст поручительной части может быть разделен на несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица.

    Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.

    Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству представлен ниже.

    После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с текстом акта под роспись. Для этого может быть составлен лист ознакомления или использован журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

    Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

    Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством приказа руководителя.

    При этом общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу.

    Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

    m.ppt.ru

    Статьи по теме

    Для решения внутренних вопросов организации руководителю иногда приходится создавать комиссии. В задачи секретаря входит подготовка и оформление приказа о назначении комиссии. Как правильно составить приказ о назначении комиссии, читайте в статье.

    Из статьи вы узнаете:

    Приказ о назначении комиссии по уничтожению документов, приказ о назначении комиссии по проверке знаний — примеры приказов о назначении комиссии.

    Решать вопросы, входящие в компетенцию этих органов, руководитель не может. В этой ситуации он — заинтересованное лицо. Однако сами эти рабочие группы назначаются по его распоряжению.

    В задачу секретаря входит подготовка, составление и правильное оформление приказа о назначении комиссий.

    Какова структура и содержание приказа о назначении комиссии

    Форма приказа о назначении комиссии сходна с формой стандартного приказа.

    В начале секретарь указывает название компании, номер и дату составления документа и вид деловой бумаги. Структура документа состоит из трех блоков: заголовок, констатирующая часть (преамбула) и распорядительная часть.

    В тексте содержится, как минимум, два пункта: обоснование назначения рабочей группы и ее состав.

    На практике таких пунктов может быть больше.

    1.Обоснование (преамбула). В этом пункте секретарь в двух–трех предложениях объясняет причины назначения комиссии. Ссылайтесь на законодательные акты или нормативы:

    В соответствии с Постановлением или Федеральным законом (номер и дата издания).
    Согласно нормам Трудового кодекса.

    Другой вариант обоснования — ссылка на внутренние нормативные акты:

    В соответствии с распоряжением Генерального директора (номер, название и дата).

    2.Состав. Этот пункт секретарь оформляет в виде списка. В нем указываются должности членов коллективного органа, их принадлежность к структурным подразделениям организации или ведомствам, фамилии и инициалы.

    3. Инструкция для членов комиссии. В этом пункте секретарь указывает, какие конкретные задачи стоят перед членами:

    Провести аттестацию сотрудников;
    Проверить условия труда;
    Провести специальную оценку условий труда;
    Произвести списание основных средств и т.д.

    Не описывайте задачу подробно. Детализацию и объяснение отдельных пунктов инструкции дают в приложении к приказу, а тексте делают на него ссылку. Сложную задачу можно разбить на подпункты и перечислить их в инструкции.

    4. Сроки работы комиссии. Сроки работы определяет руководитель организации или устанавливаются законом. Секретарю нужно заранее получить ответ на этот вопрос у руководителя.

    5.Ответственный за выполнение. Часто за исполнение распоряжения отвечает сам руководитель. В этом случае используйте формулировку: «Контроль за исполнением оставляю за собой».

    Такова типовая схема документа. Секретарь добавляет в него дополнительные пункты по распоряжению руководителя. Не стоит детализировать текст, все дополнительные материалы (уточняющие инструкции, нормативные акты, списки и графики) лучше оформить в виде приложения к документу.

    Кто входит в состав комиссии

    Не существует единого стандартного списка участников комиссии, но есть ряд специалистов, которые входят в состав каждой такой группы.

    К ним относятся специалист по охране труда и представитель профсоюзного органа (или другой внутренней организационной структуры сотрудников).

    Председателем назначается руководящий сотрудник (начальник структурного подразделения, заместитель руководителя). Иногда обязательным членом становится представитель контролирующих органов.

    Количество членов должно быть нечетным. Минимальный состав — 3 человека, оптимальный — 5 или 7.

    Список членов приводится в первом пункте. Секретарь указывает должность участника, затем его принадлежность к ведомству или отделу, а потом — фамилию и инициалы.

    www.sekretariat.ru

    Унифицированные формы к применению не обязательны

    Понятно, что деятельность любой организации следует регламентировать. Все факты хозяйственной деятельности должны быть документально подтверждены. Без правильно организованного документооборота деятельность компании затруднительна.

    Более того – такой подход опасен! Документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни, требуют на проверках контролирующие органы – трудовая инспекция, налоговая инспекция и т. д.

    Поэтому приказом по предприятию нужно утвердить порядок организации документооборота.

    Источник: https://avtoritet-nsk.ru/?p=2170

    Образец приказа о внедрении информационной системы

    Приказ о внедрении сэд образец
    Каждое новое совещание ситуация будет повторяться. Проект же будет стоять в начальной точке, без всяких перспектив продвижения. Не дать «потонуть в согласованиях» проекту в этой ситуации может только настоящий лидер с большим опытом.

    Он будет просто ходить из кабинета в кабинет «в кожанке и с наганом» и компенсировать прямым давлением то, что ему, как руководителю, не додало руководство.

    Но, как писал немецкий драматург Бертольд Брехт, «несчастна та страна, которая нуждается в героях».

    «Регламент оказания помощи при работе в ЭЖ» (Приложение №5 ).

    2. Провести внедрение ЭЖ в соответствии с Графиком работ по внедрению ЭЖ (Приложение №1). 3. Использовать ЭЖ для фиксации всех видов урочной и внеурочной деятельности, в том числе уроков, факультативов, кружков, занятий группы продленного дня.

    4. Зам. директора по УВР Дугиной И.В. обеспечить контроль за выполнением Графика работ по внедрению ЭЖ.

    Приказ «О внедрении автоматизированных информационных систем»

    1.3.Перечень сведений ограниченного доступа МОУ «СОШ №1» (Приложение ); 1.4.Перечень подразделений и должностей, осуществляющих обработку персональных данных в МОУ «СОШ №1», уполномоченных на обработку персональных данных и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты персональных данных (Приложение );

    Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота (подготовлено экспертами компании — Гарант — )

    3.

    Ответственным за ведение электронного документооборота назначить [ должность, Ф.

    И. О. ]. 4. [ Должность, Ф. И. О. ] организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов.

    5. [ Должность, Ф. И. О. ] внести в учетную политику [ наименование юридического лица ] правила создания, получения и хранения электронных документов.

    6. Ответственными за формирование и подписание электронных документов назначить [ должность, Ф.

    «Регламент оказания помощи при работе в ЭЖ» (Приложение №5 ). 2. Провести ЭЖ в соответствии с Графиком работ по ЭЖ (Приложение №1).

    3. Использовать ЭЖ для фиксации всех видов урочной и внеурочной деятельности, в том числе уроков, факультативов, кружков, занятий группы продленного дня. 4. Зам. директора по УВР Дугиной И.В.

    обеспечить контроль за выполнением Графика работ по внедрению ЭЖ.

    Мкоу горская оош ->

    Срок — до 30 сентября 2012 года.

    1.3. Проинструктировать и при необходимости обучить педагогов работе с ЭЖ/ЭД.

    Срок — до 30 сентября 2012 года. 1.4. Обеспечить контроль за исполнением всех мероприятий плана по внедрению информационной системы «Единая образовательная сеть «Дневник.ру». 2. Всем классным руководителям : 2.1.

    Организовать работу по внедрению электронных дневников и журналов успеваемости в общеобразовательном учреждении, обеспечить своевременное и качественное выполнение всех мероприятий.

    Приказ РБ№ 658 от

    перечень организаций, предоставляющих сведения о медицинской технике на бумажном и электронном носителях, согласно приложению 2. 2.

    Руководителям организаций, указанных в приложении 1 к настоящему приказу: назначить лиц, ответственных за внедрение и эксплуатацию программного обеспечения автоматизированной информационной системы учета наличия медицинской техники «Медоборудование» (далее — АИС «Медоборудование»); информацию о лицах, указанных в абзаце втором настоящего пункта, до 10 августа 2007 г.

    «Регламент оказания помощи при работе в ЭЖ» (Приложение № 5). 2. Провести внедрение ЭЖ в соответствии с Графиком работ по внедрению ЭЖ (Приложение № 1). 3. Использовать ЭЖ для фиксации всех видов урочной и внеурочной деятельности, в том числе уроков, факультативов, кружков, занятий группы продленного дня.

    4. Заместителям директора по УВР Куловой Г.А.

    и Абугалиевой Ю.Х. обеспечить контроль над выполнением Графика работ по внедрению ЭЖ.

    Нормативное обеспечение процесса внедрения СЭД

    Сегодня мы с вами разберем все этапы внедрения системы и рассмотрим нормативные документы, которые должны их регламентировать. 1. Предпроектное обследование, выбор программного продукта.

    В распорядительном документе (как правило, это приказ), издаваемом руководством на первом этапе внедрения, содержится обоснование необходимости СЭД, а в тексте указывается ответственное лицо, либо несколько лиц, которые должны: Определить какими силами будет внедряться система (собственными либо с привлечением подрядчика работ); Определить генерального подрядчика работ; Определить примерный масштаб внедрения и планируемый бюджет.

    Источник: http://vse-spravky.ru/obrazec-prikaza-o-vnedrenii-informacionnoj-sistemy-87952/

    Вопросы права
    Добавить комментарий